Dienstreisen-HOWTO

1. Ansprechpartner

Für Dienstreisen ist das Servicebüro "Dienstreisen" zuständig:

Schilm, Patricia	Tel. 089 / 289 17160	Raum 00.12.039	Postkürzel: SB-Z
Niebauer, Jutta	Tel. 089 / 289 17158	Raum 00.12.041	Postkürzel: SB-Z
Winderl, Karin	Tel. 089 / 289 17159	Raum 00.12.041	Postkürzel: SB-Z

(Quelle: http://www.in.tum.de/dienste/personal.html)

2. Antrag, Abrechnung

Dienstreisen müssen offiziell ca. 2-4 Woche vor Antritt der Reise genehmigt werden (laut Fr. Schilm), die Beantragung einer Vorschusszahlung ist möglich. Inoffiziell ist es auch möglich, erst nach Abschluss der Reise diese zu beantragen und gleichzeitig abzurechnen. Hier ist bei längeren/weiteren Reisen aber Vorsicht geboten, mit Überraschungen ist zu rechnen.

Dienstreiseanträge und Abrechnungsformulare gibt es auf der TUM Vorlagen-Seite, unter dem Sichwort "Dienstreisen" http://www.zv.tu-muenchen.de/TUM/vorlage.htm

Es besteht die Möglichkeit, sich für immer wiederkehrende Dienstreisen (z.B. lang laufende Drittmittelprojekte) Dauergenehmigungen geben zu lassen, wofür natürlich eine Begründung nötig ist. Hier am besten vorher im Servicebüro anrufen.

Weiterführende Informationen zur Abwicklung von Dienstreisen unter:

http://www.zv.tu-muenchen.de/TUM/komp/za3/dienstreisen.htm
http://www.zv.tu-muenchen.de/TUM/nurtum/dienstreisen.htm

Bei Reisen zu Konferenzen sollten ReiseFinanzierungen durch Dritte verfolgt werden.

3. Auslandskrankenversicherung

Es gibt die Möglichkeit, sich bei den Sparkassen eine Auslandskrankenversicherung zu holen. Die gilt dann für eine begrenzte Anzahl von Tagen über das ganze Jahr verteilt. Das ist billiger als im Reisebüro und muss nicht für jede Reise neu gemacht werden. Genauere Infos gibt es bei MartinWagner^?.

4. Eigene Erfahrungen

• Bahnreisen
  Die TUM hat bei der Bahn einen Grosskundenrabatt, unter Vorlage des Dienstausweises im Reisezentrum München HBf am Firmenschalter 19 kann man mit der TU-Firmennummer 7102341 einen Rabatt von 10% erhalten. Viel wichtiger ist allerdings, dass die Bahn offenbar an diesem Schalter das völlig neuartige Konzept des Mitarbeiters, der Ahnung hat, im Testbetrieb am laufen hat. Auch wenn dieses Konzept vielen an der TUM fremd vorkommen mag, macht es doch Spass.

• Bahncard
  Bahncards werden problemlos erstattet, wenn ersichtlich ist, dass sie sich auzahlt. Für einen Beispiel-Antrag siehe Anhang

• Taxi
  Wird nicht gerne gesehen. Eine gute Praxis ist es, nicht mit dem Taxi zu fahren. Wenn es sich doch nicht vermeiden lässt, kann man abwarten, bis eine Aufforderung zur Begründung kommt, die man dann nachliefern muss. Beispiel siehe Anhang.

• Vorauszahlungen
  TODO : Vorauszahlungen durch Ansetzen höherer Hotelkosten - Tipp von ThomasReicher

Anhang

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A.1. Begründung Bahncard

> An das Servicebüro Dienstreisen
> Im Hause
>
>
> Betr.: Bahncard Kaufpreiserstattung
>
> Sehr geehrte Damen und Herren,
>
> am 16.12.1999 begab ich mich auf eine Dienstreise nach Darmstadt. Dabei fuhr
> ich die Strecke München-Darmstadt mit der Bahn. Im Rahmen des ARVIKA
> Projektes, in dem ich als Vertreter des Lehrstuhls von Prof. Brügge
> mitarbeite, werden in nächster Zeit weitere Reisen anfallen, für die sich -
> da innerhalb Deutschlands - als Verkehrsmittel die Bahn anbietet. Deshalb
> habe ich vor der Reise am 16.12.99 eine Bahncard gekauft (s. Anlage). Ich
> bitte Sie, mir den Kaufpreis für diese Bahncard (260,- DM) zu erstatten.
>
> Mit freundlichen Grüßen
>

A.2. Begründung Taxi

> An das Servicebüro Dienstreisen
> z.Hd. Fr. Winderl
>
>
> Betrifft: Begründung zur Benutzung eines Taxis während einer Dienstreise
>
> Sehr geehrte Frau Winderl,
>
> die Wegbeschreibung, die wir mit der Einladung erhielten, war zu ungenau, um
> den Weg vom HBf Aachen zur Bushaltestelle zu finden. Da dies meine erste
> Reise nach Aachen war, zog ich es vor, mit dem Taxi zu fahren und mir den Weg
> vom Gastgeber erklären zu lassen, um das nächste mal mit dem Bus fahren zu
> können. Bei der Rückfahrt zum HBf Aachen war die Zeit sehr knapp. Ich nahm
> ein Taxi, da ich sicher sein wollte, den Zug heimwärts noch zu erreichen, da
> der nächste Zug erst ein par Stunden später ging, was eine lange Nachfahrt
> bedeutet hätte.
>
> Mit freundlichen Grüßen
>

Christoph Vilsmeier, 03.12.2002, vilsmeie@in.tum.de